ポモドーロ・テクニックで集中力を持続させ、作業効率を上げる方法

砂時計
困っているネコ
午後になると集中が切れて、どうしても作業効率が落ちてしまう。予定外のタスクが降ってきて、作業を中断なんてことも。調べてみたらポモドーロ・テクニックっていうのが良いらしいけど、どうやるんだろう?

そんなお悩みを解決します。

この記事で得られること

  • ポモドーロ・テクニックの実践方法
  • 1日中集中できるようになる
  • 計画どおり作業を進められるようになる

本記事の信頼性

ポモドーロ・テクニックを実践して、ざきおは以下の成果を上げることができました。
ざきお
  • 簿記2級を3ヶ月で飛び級合格
  • FP3級を1ヶ月で合格

この記事では、今日からできるポモドーロ・テクニックの実践方法が学べます。

記事を読み終える頃には、集中力の継続方法・計画の立て方・作業中断への対処法が分かり、時間をコントロールできるようになりますよ!

必要なのは、紙とペンとタイマーだけなのでご安心ください。

時間を味方につけて、ゆとりのある生活を送れるようになりましょう!

さっそく本題へ移りましょう。

ポモドーロ・テクニックとは

砂時計

ポモドーロ・テクニックとは、作業効率を高めてやりたいことを計画どおりに成し遂げるために、時間を味方につけることを目的としたタイムマネジメント方法です。

ポモドーロ・テクニックの効果

ポモドーロ・テクニックの活用によって得られる効用には以下のようなものがあります。

  • 作業中断を減らすことによる集中力の向上
  • 作業を短時間に分割することによる集中力の維持
  • 仕事や勉強のプロセスの改善
  • 意思決定に対する意識の向上
  • 目標達成への意思を強める
集中力だけでなく、計画時のタスク選択基準や目標達成意識も同時に高めることができるのは魅力的ですね。
ざきお

ポモドーロ・テクニックのルール

基本的なルールは非常にシンプルで、以下のとおりです。

  • 25分作業、5分休憩のサイクルを繰り返す
  • ポモドーロは中断することができない
  • タイマーが鳴ったら、中途半端でも休憩に入る
  • 4ターム毎に15〜30分の長めの休憩をとる
  • タイマーがなる前に作業が終わったら、復習に充てる

25分作業・5分休憩」を1ポモドーロという作業単位として、4ポモロード終わったら長めの休憩をとる。

このサイクルによって、疲労を最小限に抑えて集中を持続させるというのがポモドーロの基本です。

そして、ポモドーロは中断禁止です。

中断して他のタスクが入ってきてしまうと、集中が切れてしまうからです。

また、タイマーの終了は絶対遵守です。

あえて中途半端なところで休憩に入ることで、作業が気になり次のポモドーロに早く着手したくなるからです。

中途半端だと気持ち悪い心理を逆手に取っている訳ですね。
ざきお

逆に、タイマーがなる前に作業が終わってしまったら、残り時間はそのポモドーロの復習に充てましょう。

以上がポポモドーロ・テクニックのルールとなります。

困っているネコ
なるほどね。なんとなくルールは分かったよ。でも、そもそも作業に入る前に、ポモドーロに合った計画の立て方がわからないよ。それに、顧客からの突然の電話や同僚の相談みたいに、急な予定で作業を中断しなきゃいけないことも多いしなあ、、、

当然そんな不安を感じてしまうと思います。

しかし、安心して下さい。

そんな不安をかき消す具体的な計画の立て方・中断への対処法をお教えします。

ポモドーロ・テクニックのポテンシャルを最大限発揮させられるようになりますよ!
ざきお

まずは計画の立て方について見ていきましょう。

ポモドーロ開始前の計画作成方法

計画を立てている人

最初のポモドーロを開始する前に全体像を把握します。

具体的には、以下のような手順で「今日やることリスト」を作成します。

STEP1 やることをリストアップする

やること優先順位見込み実際
読書
筋トレ
記事を書く
資料作成

紙とペンで上のような表を作成し、今日やりたいことを箇条書きにしていきましょう。

STEP2 優先順位をつける

やること優先順位見込み実際
読書3
筋トレ4
記事を書く2
資料作成1

やることが決まったら続けて優先順位をつけていきましょう。

STEP3 ポモドーロ数の見込みを記入する

やること優先順位見込み実際
読書32
筋トレ41
記事を書く215
資料作成14

続いて「見込み」にそのタスクを完了するのに必要なポモドーロ数の見込みを記入しましょう。

この際見込みが7以上になっている作業は、複雑すぎる可能性が高いです。

上の例の「記事を書く」がそれに当たります。

その場合は作業を細分化し、下の表のようにポモドーロ数が6以下になるように作成し直しましょう。

やること優先順位見込み実際
読書52
筋トレ61
記事の情報収集26
記事の下書き36
記事の執筆43
資料作成14
全てのタスクのポモドーロ数が6以下になるように分割

また、「顧客に電話」などの1ポモドーロに満たないタスクがある場合は、下の表のように他のタスクと組み合わせましょう

やること優先順位見込み実際
読書52
筋トレ61
記事の情報収集26
記事の下書き36
記事の執筆43
資料作成
顧客に電話
14
1ポモドーロ未満のタスクを融合

以上で下準備は完了です。

いよいよこのやることリストを使ってポモドーロに入っていきます。

STEP4 「実際」と「済」の欄に記入する

やること優先順位見込み実際
読書52
筋トレ61
記事の情報収集26✔️✔️
記事の下書き36
記事の執筆43
資料作成
顧客に電話
14✔️✔️✔️✔️✔️✔️

あとはリストどおりに作業を進めていき、1ポモドーロ終わるたびに「実際」の欄にチェックを入れていき、タスクが完了したら「済」の欄にチェックしていきましょう。

以上がポモドーロの効果を最大限発揮させる計画方法の説明となります。

これを作るか否かでポモドーロ・テクニックの効果に天地ほどの差が出ますので、必ず作成してから作業に取り組むようにしましょう。

やることリストは、慣れれば数分で作れるようになりますよ!
ざきお

さて、次はいよいよ中断への対処方法について説明していきます。

ポモドーロ中の中断を減らす

スマホを見ている人

ポモドーロの最中に「顧客からの電話」や「同僚からの相談」など緊急のタスクが降ってきてしまうことがあります。

そんなときの対処法をお教えします。

中断の種類

中断には2種類あります。

1つは内的中断、もう1つは外的中断です。

内的中断とは、「のどが渇いた」「上司に連絡したいことができた」など自分の内部から生じる中断のことです。

一方で外的中断とは、「顧客からの急な電話」や「予定にない会議」など他者によって招かれる中断のことです。

順番に対処法を説明していきます。

内的中断への対処法

内的中断が生じたら、まず状況にどう対処するかを決定します。

先送りできるかを自問し、出来ないようであればやることリストに追加します。

リストに追加したあとは現在のポモドーロに集中し、終了後に着手します。

重要なのは、毎回「緊急の要件なのか」と徹底的に自問することです。

このプロセスを丁寧に行っていくことで、内的中断の数や種類を自覚していき、徐々に中断が減っていきます。

その結果、やることリストが日々洗練されていきます。

要件を徹底的に自問してみると、1ポモドーロも待てないような本当に緊急の用事なんてほとんんどないことに気付きますよ!
ざきお

外的中断への対処法

外的中断は、中断を引き起こす要因をコントロールする必要があります。

要因のコントロールには、「伝達・交渉・再連絡」の3点を活用していきます。

  • 伝達:相手に事情を説明する
  • 交渉:要件の緊急度に応じて、30分〜3時間後もしくは明日連絡すると約束し、素早く予定を組み替える
  • 再連絡:予定どおりに相手に再連絡する

相手に作業中で手が離せないことを説明し、いつ連絡するかを提示して了承を得て、約束の時間に必ず再連絡する。

この「伝達・交渉・再連絡」を徹底することで、外的要因はほとんど生じなくなります

急ぎの用件といっても、大抵の場合は数ポモドーロ分の先送りはできます。

続けていくうちに、急ぎの用件であっても翌日でも相手を満足させられることに気づいていきますよ。

そして、「伝達・交渉・再連絡」の中でも、約束した日時での再連絡を徹底することが特に重要になります。

単に先延ばししているのではなく、約束どおりに後で連絡してくれることが分かれば、相手も事情に理解を示してくれるようになるからです。

また、外的要因の数や種類を自覚して、予防策を考えたり、対処法をテンプレ化していくことも大切です。

その結果、やることリストの質が日に日に磨き上げられていきますよ。

以上が中断からポモドーロを守る方法となります。

最初のうちは、緊急用のポモドーロを1つ用意しておくのもおすすめですよ!
ざきお

【応用】ポモドーロ・テクニックに慣れてきたら

デスクワーク

最後に応用編の説明です。

ポモドーロに慣れてきたら取り入れてみましょう。

ポモドーロの始めと終わりの使い方

ポモドーロの始め3〜5分は前回のポモドーロの復習に充てましょう。

そして、最後の3〜5分は今回のポモドーロの復習に充てるようにしましょう。

前後数分をこのように使うことで、そのインターバルがリズムとして体に染み付いていきインプットの質が上がりますよ。

反省用のポモドーロを用意する

1日の終わりに反省用のポモドーロを設置してみましょう。

その日の要点を復習したり、やることリストの「見込み」と「実際」の乖離要因を考察することで、翌日はさらに質の高いポモドーロ・テクニックを実践できるようになりますよ。

まとめ:ポモドーロ・テクニックを使って時間を味方につけよう!

希望に満ちた人

以上がポモドーロ・テクニックの活用方法となります。

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Amazonチャージの説明

最後に、今日からやるべきアクションプランをおさらいしておきましょう。

  • 1日の始めに「やることリスト」を作成する
  • 25分作業・5分休憩のサイクルで作業する
  • 4ターム毎に長めの休憩をとる
  • 内的中断には徹底的に自問する
  • 外的中断には「伝達・交渉・再連絡」で対処する

実践すれば、1日中集中できるだけでなく、計画力や意思決定力・目標達成力を高めることが出来ますよ!

ポモドーロ・テクニックを使って時間にゆとりのある生活を手に入れましょう!

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